Як на практиці розпоряджатися часом

Розглянемо принципи управління найціннішим ресурсом — часом. Можна знайти багато принципів, але виділимо 7 основних.

• Планування своїх справ на день, тиждень, перспективу. Відрегульований план дій допоможе швидше і результативніше справлятися зі справами на будь-якому робочому місці. Всі успішні люди заздалегідь розробляли план дій на наступний день або тиждень.

Навіть виведені основні аксіоми тайм-менеджменту:

• Цілі і завдання треба заносити на папір. Якщо не позначаєте мета, значить, її немає.
• Заздалегідь складайте список завдань і дій. Це допоможе збільшити продуктивність вашої діяльності на 25%.
• Діліть на частини глобальний проект. Тобто, об’ємні справи, розділіть на кілька дрібних, продумавши черговість їх виконання.
• Результати правильного планування дадуть свої плоди вже на наступному тижні.

• Виявити основну мету. Навіть великі творці не відразу бралися за створення цілого твору. Спочатку складали план, а потім починали виконувати його по пунктах. Секрет розумного управління часом – вміння загострювати увагу на поточних завданнях, не втрачаючи загального курсу.

«Діаграма Ганта». Діаграми потрібно вказати завдання, якщо задумали здійснити великий проект, наприклад, будівництво будинку. Треба вказати терміни їх здійснення, тривалість у часі, послідовність виконання. Однакові справи слід згрупувати в один пункт, а об’ємні завдання розбиваються на кілька, які будуть виконуватися послідовно один за одним.

• Визначайте основну мету. Цей принцип стосується не тільки розстановку пріоритетів, але і як треба рухатися до досягнення мети. Тут же треба визначити послідовність виконання поточних завдань за ступенем труднощі.

Для розстановки пріоритетів слід вибрати метод під назвою «Спосіб АБВГД».

«А» – найважливіша справа цього дня, «Б» – менш значиме, «В» – завдання середньої важливості і т. д.

Першим слід виконувати перша справа в списку. Зазвичай ця задача найбільш об’ємна по виконанню, за яку так не хочеться братися. Фахівець з практичного тайм-менеджменту Брайан Трейсі закликає використовувати метод «Жаба», про яку написано вище.

Логічним продовженням методу Трейсі є принцип Парето:
20% наших зусиль принесуть 80% результатів, а інші 80% зусиль — лише 20% результатів.

Тобто, наше завдання – знайти 20% найефективніших дій, потім на них перейти.

«Матриця Ейзенхауера» вважається ще одним ефективним прийомом для розстановки пріоритетів. Політичний діяч, президент США Дуйат Ейзенхауер був людиною успішним і неймовірно практичним. На практиці він застосував таку методику.

Всі поточні справи потрібно ділити на 4 категорії:

• Термінові і важливі;
• Важливі, але не термінові;
• Термінові, але не дуже важливі;
• Неважливі і нетермінові.

Сектор «1» записуються завдання, які треба виконати сьогодні і зараз. Якщо їх відкласти, то в майбутньому вони створять серйозні труднощі.

У секторі «2» важливі, але не термінові. Ці завдання дозволяють спокійно, виважено все обдумати, провести грамотне планування. Тільки не дозволяйте їм перейти в сектор термінових завдань.

Сектор «3» Справи третьої категорії краще доручити підлеглим, інакше вони відвернуть вас від серйозних справ.

Сектор «4» А ось справи під цифрою «4», тобто, нетермінові і неважливі, можна прибрати зі списку. Спробуйте кожен день складати таблицю, спираючись на «Матрицю Ейзенхауера».

Фокусуйтеся на головному. Ви повинні пам’ятати, що час — непоправний ресурс. Навіть хвилина, витрачена даремно вже не повернеться. Тому треба виділяти головне, відкидаючи другорядне.

Вміння зосереджуватися на головному допоможе вирішити основні завдання продуктивного тайм-менеджменту. Щоб другорядні справи не заважали досягти бажаного результату, нам треба вивчити техніки, які допоможуть зрозуміти, що таке управління часом.

Одна з найбільш ефективних технік, що дозволяє відшукати для себе ще багато часу – це делегування. Тобто доручення своїх справ іншим людям. Делегування — це класика менеджменту.

Можна знайти безліч прикладів делегування: свою машину можна помити самому, витративши дорогоцінні хвилини, але краще віддати автомойщику. Делегувати можна багато неважливих або безстрокових пунктів у вашому списку.

Ще один спосіб ефективно використовувати свій час, перебуваючи в транспорті можна прослуховувати аудіокниги з професійної майстерності.

Серед найважливіших навичок, які допомагають економити час: вміння говорити «ні». Відмовляти всім без розбору не можна, а ось тим, хто позбавляє ваших особистих часових ресурсів — можна. Якщо не отримуєте нічого корисного натомість, краще скажіть «ні».

Відмовити слід балакучою сусідці, читання бульварної преси, перегляду ТВ. Такі незаплановані відволікання можуть зірвати ваші важливі плани, нічого не даючи взамін.

Аналізуйте своєї досвід економії часу. Він допоможе створити свої правила тайм-менеджменту. Озирнувшись назад, побачите свої помилки, зробіть дії до їх виправлення. Обов’язково зробіть аналіз, чому були допущені помилки. На цьому етапі можете створити свої правила з управління часом.

Нарешті сьомий принцип (7). Постарайтеся запланувати відпочинок за таким же принципом, як всі бізнес-завдання! Це теж важливий елемент успіху, що сприяє довго залишатися на його вершині.