Всім моє вітання! Як навчитися планувати свій час цікавить всіх, хто не встигає впоратися з тими завданнями, які повинні бути виконані. Є ефективні методики, способи як організувати поточний день, тиждень, щоб все встигати. Виконуючи їх, ви самі здивуєтеся, як ви вмієте справлятися з неймовірним достатком справ.

Важливість планування свого часу

Від цієї теми можна відмахнутися. Але коли ви спробуєте одну з методик, розроблену фахівцями, то відразу зрозумієте, яка це важлива штука — планування.

Навіщо планувати свій день? У цього процесу маса плюсів:

• Настає внутрішній спокій від того, що перестаєте метушитися, «заганятися» від потоку задач.
• Приходить повага до часу за рахунок звільнення енергії для вирішення важливих проблем.
• Починаєте реально оцінювати часові рамки. Час відчуваєте в собі, а не на годиннику.
• Вчіться думати про прогрес, який принесе вам задоволення.

Американський психолог Хайді Грант Хэлворсон показав, коли людина починає вдосконалюватися, то у нього з’являється шалене бажання працювати. Захоплена людина не помічає плин часу, тому що не витрачає його на дрібниці. Завжди думає, як краще виконати той пункт роботи, над яким зараз працює.

Організація робочого дня

Як грамотно організувати день, щоб все встигнути? Над цим питанням працювали серйозні мужі минулого і сьогодення.

Вони виробили корисні техніки складання розпорядку дня. Хто застосував їх на практиці, кажуть, що допомагає не розкидатися часом, встигати все в строк.

З чого почати?

Візьміть зошит і ручку, потім складіть список справ на день, потім на тиждень, спираючись на декілька правил:

• Складання списку справ приділіть увагу на 5-7 хвилин вранці і ввечері. Заглянувши в список, ви не буде метушитися і боятися: як би чого не забути.
• Складаючи план, застосуйте правило, під назвою «Жаба». Під «Жабою» мається на увазі те діло, за яке не хочеться братися, а робити його треба. Ставте його в початок дня. Що це дасть? Виконавши його, ви більше годин витратите на дійсно важливе або улюблене завдання. Важка справа не буде турбувати вашу душу, відволікаючи він рішення більш приємних завдань.
• На день плануйте не більше 4 важливих справ, приділяючи кожному 1 годину. Не укладетеся за 1 годину, розбийте його на кілька підзадач, визначивши їм час. Не забудьте залишати по 15 хвилин на кожну задачу, на той випадок, якщо не будете встигати. Якщо впораєтеся, не використовуючи ці 15 хвилин, то у вас накопичиться багато часу.
• Щоб не витрачати зайвий час, заведіть будильник, який підкаже, що 1 годину пройшов. Так ви навчитеся виконувати справи у строк, не розмазуючи» на цілий день.
• Окремо випишіть всі абсолютно непотрібні справи і час витрачений на них. Сюди входить перегляд телевізора, базікання по телефону і багато інших неважливих справ. Приберіть їх зі свого життя, звільнивши хвилини або годинник для вдосконалення.

Основи тайм менеджменту

У сучасній мові з’явилося невідоме слово:

Тайм-менеджмент — це контроль за часом, одним з головних життєвих ресурсів. Методів тайм менеджменту багато, але можна виділити основні.

Методи тайм-менеджменту:

1.Pomodoro. Це така техніка, яка допоможе сконцентруватися на конкретному важливій справі. Вона припускає чергування роботи і відпочинку: 25 — це робочий час, а 5 хвилин — віддається короткого відпочинку. Протягом дня є і велика пауза, яка триває 15 хвилин.

2.GTD: це той метод, який допоможе привести в порядок ваші справи. Базові принципи GTD:

• Пишіть докладні пояснення. Розбивайте великі справи на здійснимі дії (подати документи, купити рушник, завантажити карти на телефон). Записавши докладно, ви побачите, що деякі справи можна делегувати, звільнивши собі більше часу.
• Ставте дати і терміни. Ви точно нічого не забудете, якщо перед очима будуть миготіти дати, терміни виконання.
• Оновлюйте списки. Стежте, щоб це був список конкретних дій, а не минулих, щоб без зволікання приступити до роботи.
• Дійте. При гарній організації можна відразу приступити до роботи.

3.Інтелект-карти: складіть інтелект-карту вашого дня. Слідуючи по гілках, ви виконаєте все, що планували на день. Приклад карти.

Переваги методу:

• Можливість бачити всі плани дня. Карта не дозволить закопуватися в деталях, ви всі будете бачити відразу.
• Реалістичність. Ви не зможете запланувати стільки справ, що не зможете зробити за день. На етапі планування просто будете викреслювати нездійсненне.
• Розставити пріоритети.Важливі справи треба виділити, щоб погляд потрапляв на них в першу чергу, нагадуючи про їх першочерговості.
• Відпочинок.Карта нагадає, що треба залишати час на відпочинок, сім’ю і дітей.
• Легко відстежувати те, що вже зроблено.Виділивши виконані гілочки. Отримаєте задоволення від свого вміння планувати час.
• Піддається легкої коригуванню. Вивчивши карту в кінці дня, легко перенести на завтра те, що не вдалося зробити.

Як на практиці розпоряджатися часом

Розглянемо принципи управління найціннішим ресурсом — часом. Можна знайти багато принципів, але виділимо 7 основних.

• Планування своїх справ на день, тиждень, перспективу. Відрегульований план дій допоможе швидше і результативніше справлятися зі справами на будь-якому робочому місці. Всі успішні люди заздалегідь розробляли план дій на наступний день або тиждень.

Навіть виведені основні аксіоми тайм-менеджменту:

• Цілі і завдання треба заносити на папір. Якщо не позначаєте мета, значить, її немає.
• Заздалегідь складайте список завдань і дій. Це допоможе збільшити продуктивність вашої діяльності на 25%.
• Діліть на частини глобальний проект. Тобто, об’ємні справи, розділіть на кілька дрібних, продумавши черговість їх виконання.
• Результати правильного планування дадуть свої плоди вже на наступному тижні.

• Виявити основну мету. Навіть великі творці не відразу бралися за створення цілого твору. Спочатку складали план, а потім починали виконувати його по пунктах. Секрет розумного управління часом – вміння загострювати увагу на поточних завданнях, не втрачаючи загального курсу.

«Діаграма Ганта». Діаграми потрібно вказати завдання, якщо задумали здійснити великий проект, наприклад, будівництво будинку. Треба вказати терміни їх здійснення, тривалість у часі, послідовність виконання. Однакові справи слід згрупувати в один пункт, а об’ємні завдання розбиваються на кілька, які будуть виконуватися послідовно один за одним.

• Визначайте основну мету. Цей принцип стосується не тільки розстановку пріоритетів, але і як треба рухатися до досягнення мети. Тут же треба визначити послідовність виконання поточних завдань за ступенем труднощі.

Для розстановки пріоритетів слід вибрати метод під назвою «Спосіб АБВГД».

«А» – найважливіша справа цього дня, «Б» – менш значиме, «В» – завдання середньої важливості і т. д.

Першим слід виконувати перша справа в списку. Зазвичай ця задача найбільш об’ємна по виконанню, за яку так не хочеться братися. Фахівець з практичного тайм-менеджменту Брайан Трейсі закликає використовувати метод «Жаба», про яку написано вище.

Логічним продовженням методу Трейсі є принцип Парето:
20% наших зусиль принесуть 80% результатів, а інші 80% зусиль — лише 20% результатів.

Тобто, наше завдання – знайти 20% найефективніших дій, потім на них перейти.

«Матриця Ейзенхауера» вважається ще одним ефективним прийомом для розстановки пріоритетів. Політичний діяч, президент США Дуйат Ейзенхауер був людиною успішним і неймовірно практичним. На практиці він застосував таку методику.

Всі поточні справи потрібно ділити на 4 категорії:

• Термінові і важливі;
• Важливі, але не термінові;
• Термінові, але не дуже важливі;
• Неважливі і нетермінові.

Сектор «1» записуються завдання, які треба виконати сьогодні і зараз. Якщо їх відкласти, то в майбутньому вони створять серйозні труднощі.

У секторі «2» важливі, але не термінові. Ці завдання дозволяють спокійно, виважено все обдумати, провести грамотне планування. Тільки не дозволяйте їм перейти в сектор термінових завдань.

Сектор «3» Справи третьої категорії краще доручити підлеглим, інакше вони відвернуть вас від серйозних справ.

Сектор «4» А ось справи під цифрою «4», тобто, нетермінові і неважливі, можна прибрати зі списку. Спробуйте кожен день складати таблицю, спираючись на «Матрицю Ейзенхауера».

Фокусуйтеся на головному. Ви повинні пам’ятати, що час — непоправний ресурс. Навіть хвилина, витрачена даремно вже не повернеться. Тому треба виділяти головне, відкидаючи другорядне.

Вміння зосереджуватися на головному допоможе вирішити основні завдання продуктивного тайм-менеджменту. Щоб другорядні справи не заважали досягти бажаного результату, нам треба вивчити техніки, які допоможуть зрозуміти, що таке управління часом.

Одна з найбільш ефективних технік, що дозволяє відшукати для себе ще багато часу – це делегування. Тобто доручення своїх справ іншим людям. Делегування — це класика менеджменту.

Можна знайти безліч прикладів делегування: свою машину можна помити самому, витративши дорогоцінні хвилини, але краще віддати автомойщику. Делегувати можна багато неважливих або безстрокових пунктів у вашому списку.

Ще один спосіб ефективно використовувати свій час, перебуваючи в транспорті можна прослуховувати аудіокниги з професійної майстерності.

Серед найважливіших навичок, які допомагають економити час: вміння говорити «ні». Відмовляти всім без розбору не можна, а ось тим, хто позбавляє ваших особистих часових ресурсів — можна. Якщо не отримуєте нічого корисного натомість, краще скажіть «ні».

Відмовити слід балакучою сусідці, читання бульварної преси, перегляду ТВ. Такі незаплановані відволікання можуть зірвати ваші важливі плани, нічого не даючи взамін.

Аналізуйте своєї досвід економії часу. Він допоможе створити свої правила тайм-менеджменту. Озирнувшись назад, побачите свої помилки, зробіть дії до їх виправлення. Обов’язково зробіть аналіз, чому були допущені помилки. На цьому етапі можете створити свої правила з управління часом.

Нарешті сьомий принцип (7). Постарайтеся запланувати відпочинок за таким же принципом, як всі бізнес-завдання! Це теж важливий елемент успіху, що сприяє довго залишатися на його вершині.

Будемо вчитися у геніїв

Методики геніїв можуть стати в нагоді будь-якій працюючій людині, адже вони перевірені часом. Бенджамін Франклін був сином миловара, але досяг успіху в багатьох областях життя за рахунок самоорганізації і дисципліни.

Крилаті фрази — «Час — гроші», «Не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні» належать Франкліну. У 20 років він розробив систему організації часу. Вона допомагала йому все життя. Його модель схожа на піраміду.

В основі піраміди — моральні чесноти. Франклін визначив для себе 13 чеснот: стриманість, мовчазність, любов до порядку, рішучість, ощадливість, працьовитість, щирість, справедливість, поміркованість, охайність, спокій, цнотливість і лагідність.

В записнику Франклін кожну сторінку разлиновал по днях тижня. Потім провів 13 горизонтальних ліній з числа чеснот. Щодня він загострював увагу на одній з чеснот, відзначаючи допущені промахи.

Наступна щабель — це глобальна мета

Чого людина хоче добитися до певних років свого життя?

У ступені «Генеральний план» була записана покрокова інструкція, як треба йти до мети всього життя. В довгостроковий план він записував цілі на найближчі роки. Це 3-5 років. Короткостроковий план — завдання на рік і місяць. Потім йде планування на один день. Ступені спираються одна на іншу.

Якщо бажаєте використовувати цю методику, то визначте для себе велику задачу, потім ідіть по щаблях піраміди.

Метод Стівена Кові

Стівен Кові як раз розподіляв рішення завдань на 4 категорії, про які написано вище по тексту. Спочатку слід вирішувати основну задачу. Послідовно переходячи до менш головним.

Тімоті Феррісс

Його метод полягає в тому, щоб працюючи менше, робити більший обсяг роботи. Він вважає, що треба фокусуватися на дійсно важливій справі.

Суть техніки цього генія проста: в список справ внести тільки одну важливу справу, 3 середніх і 5 малих. Робити одну важливу справу, інші можна делегувати.

Шановні друзі, як навчитися планувати свій час? Можна самим виробити свою техніку, але краще користуватися технікою Франкліна, Ферріса, Гліба Архангельського і інших геніїв розумного планування часу.